Optimisez les achats BTP pour protéger votre rentabilité

Achats dans le BTP : un enjeu clé pour la rentabilité des PME

Une gestion des achats difficile à structurer

Dans le secteur du BTP, la gestion des achats ne se limite pas à l’acquisition de matériaux et de services. C’est un maillon stratégique qui impacte directement la rentabilité des chantiers, la gestion des budgets, la trésorerie et le respect des délais. Pourtant, de nombreuses PME rencontrent des difficultés majeures en raison d’une chaîne d’approvisionnement fragmentée et complexe.

Des achats variés qui nécessitent un contrôle précis

Contrairement à d’autres industries, les achats dans le BTP concernent plusieurs catégories de dépenses :

• Matériaux et fournitures, dont les prix fluctuent en fonction de l’offre et de la demande. L’instabilité du coût des matières premières impacte directement la rentabilité des projets.
• Prestations de sous-traitance, souvent spécifiques à chaque chantier et encadrées par des contrats complexes.
• Location d’équipements, nécessitant un suivi rigoureux des durées et des coûts pour éviter toute surfacturation.
• Main-d’œuvre intérimaire, dont la gestion implique des formalités administratives strictes et des coûts variables.

Un suivi éclaté qui complexifie la gestion des achats

Un chantier mobilise plusieurs fournisseurs, engendrant de multiples commandes, factures et réceptions de livraisons. Sans une organisation efficace, il devient difficile de garder une traçabilité claire des transactions et d’assurer un contrôle rigoureux des dépenses.

Des écarts de prix et un manque de contrôle budgétaire

Comme évoqué précédemment, dans le BTP, les fluctuations des coûts des matériaux représentent un défi permanent pour les entreprises. Les variations de prix du béton, de l’acier, du bois ou encore de l’aluminium dépendent de nombreux facteurs : tension sur les marchés, coûts de transport, inflation ou encore disponibilité des matières premières. Face à cette instabilité, les PME du BTP doivent anticiper ces évolutions pour protéger leur rentabilité.

Un suivi budgétaire insuffisant entraîne plusieurs risques :

• Des écarts non détectés entre commandes et factures, rendant difficile la maîtrise des coûts réels.
• Des surcoûts imprévus liés aux augmentations de tarifs fournisseurs, impactant directement les marges des chantiers.
• Un suivi budgétaire flou, empêchant une gestion précise des dépenses et augmentant le risque de dépassement des coûts.

Une faible traçabilité et des processus inefficaces

Dans de nombreuses PME du BTP, l'absence d'un suivi structuré des achats entraîne des erreurs coûteuses et nuit à la rentabilité des chantiers. La gestion des fournisseurs, des commandes et des factures repose encore trop souvent sur des processus manuels, augmentant ainsi le risque d’oublis, de doublons ou de paiements erronés.

📌 Les principales difficultés rencontrées :

• Commandes mal enregistrées, générant des achats en double ou des ruptures d’approvisionnement.
• Factures incorrectes payées, où des montants supérieurs aux commandes passent inaperçus faute de vérification systématique.
• Validation lente et inefficace, provoquant des retards de paiement et détériorant les relations fournisseurs.
• Archivage documentaire non centralisé, rendant difficile la récupération des informations et le contrôle comptable.

Conséquences ? Un chantier désorganisé, un suivi budgétaire approximatif et des pertes financières évitables.

Comment structurer et optimiser la gestion des achats dans le BTP ?

1. L’importance d’une gestion optimisée des commandes dans le BTP

Dans le secteur du BTP, la gestion des commandes est un élément clé de la rentabilité des chantiers. Un processus bien structuré permet de centraliser les achats, d’assurer un suivi efficace des demandes et d’optimiser la gestion des stocks. Sans une organisation rigoureuse, les entreprises s’exposent à des ruptures d’approvisionnement, des erreurs de facturation et des écarts budgétaires qui impactent directement leurs marges.

La digitalisation du suivi des commandes : un levier de contrôle et d’optimisation

Automatiser la gestion des commandes permet de réduire considérablement les erreurs et d’optimiser les flux d’achats. Grâce aux outils numériques, les entreprises du BTP peuvent :

• Automatiser la préparation et la validation des commandes, limitant ainsi les risques d’oubli ou de doublon.
• Suivre les livraisons en temps réel, garantissant un meilleur contrôle des approvisionnements et des délais de chantier.
• Éviter les achats non maîtrisés, en vérifiant que les factures fournisseurs correspondent aux bons de commande avec un circuit de validation et un suivi budgétaire en temps réel.

Les bons de livraison : un outil essentiel pour éviter les litiges

Le bon de livraison est un document indispensable pour garantir que les matériaux et équipements reçus correspondent bien aux commandes passées. Il permet de :

• Attester la réception des matériaux, en précisant les quantités et références livrées.
• Faciliter le suivi des stocks, en identifiant immédiatement les manques ou les erreurs de livraison.
• Assurer un rapprochement efficace avec les factures fournisseurs, évitant ainsi la validation et le paiement de factures incorrectes.

2. L’importance du circuit de validation des factures dans le BTP

Dans le secteur du BTP, la gestion des factures fournisseur représente un enjeu majeur. Sans un processus de validation clair et structuré, les entreprises s’exposent à des erreurs de facturation, des écarts de prix et des retards de paiement pouvant impacter leur trésorerie. Un circuit de validation efficace est donc indispensable pour sécuriser les transactions et optimiser la gestion financière.

Les bénéfices d’un circuit de validation des factures :

• Contrôler les dépenses avant paiement, en s’assurant que chaque facture correspond bien aux engagements pris lors de la commande.
• Assurer la conformité entre commandes, livraisons et factures, en détectant immédiatement les éventuelles anomalies (écarts de quantité, prix incorrects, prestations non réalisées).
• Réduire les délais de traitement et éviter les erreurs, en automatisant la circulation des documents entre les différentes parties prenantes (conducteurs de travaux, direction financière, comptabilité).

📌 Exemple concret : Lorsqu’un chef de chantier réceptionne une facture, elle est d’abord vérifiée par le service comptable, puis soumise à la direction pour approbation si son montant dépasse un seuil défini (par exemple, 3000 €). Ce circuit de validation permet d'éviter les paiements erronés et de garantir une meilleure maîtrise des coûts. Cependant, sans un suivi clair et structuré, des factures peuvent être traitées en retard ou réglées à tort, impactant la trésorerie de l’entreprise.

3. L’impact de la GED sur les achats dans le BTP

Dans un secteur où la gestion documentaire est volumineuse et dispersée, la Gestion Électronique des Documents (GED) devient un levier stratégique pour structurer et optimiser les achats. Elle permet aux PME du BTP de centraliser et organiser l’ensemble des documents liés aux achats, qu’il s’agisse de devis, bons de commande, factures ou bons de livraison.

📌 Pourquoi c’est essentiel ?

• Moins de documents perdus, plus de transparence : chaque document est stocké, classé et accessible en quelques clics, évitant les erreurs et les oublis.
• Un accès facilité pour les équipes chantier et administratives, permettant une collaboration fluide entre le terrain et le bureau.
• Un gain de temps sur la validation et le paiement des fournisseurs, grâce à des circuits de validation automatisés et une gestion simplifiée des factures.

Une GED bien intégrée à un logiciel de gestion commerciale assure également une traçabilité optimale et un meilleur respect des obligations légales. En centralisant l’ensemble des flux documentaires, les entreprises sécurisent leurs achats, optimisent leur suivi budgétaire et gagnent en efficacité opérationnelle.

4. L’automatisation de la pré-comptabilité pour sécuriser les achats

Dans le BTP, où chaque chantier représente un centre de coût à part entière, une pré-comptabilité bien structurée est essentielle pour assurer un suivi précis des dépenses. Elle permet d’éviter les écarts budgétaires, de détecter les erreurs et de garantir la rentabilité des projets. Or, la saisie manuelle des factures et des coûts est une tâche chronophage qui ralentit le suivi financier et expose à des erreurs.

Automatiser la comptabilité analytique par chantier permet :

• Un meilleur contrôle des coûts, en associant chaque facture ou dépense au bon projet, évitant ainsi les dérives budgétaires.
• Une anticipation des flux financiers, en offrant une vision en temps réel des engagements financiers et des dépenses à venir.
• Une réduction des erreurs et des tâches administratives chronophages, grâce à l’intégration automatique des données comptables et à la suppression des doubles saisies.

5. L’optimisation des paiements et du rapprochement bancaire

Dans le BTP, faciliter la gestion des paiements et automatiser le rapprochement bancaire sont des leviers essentiels pour sécuriser la trésorerie et améliorer le suivi financier.

📌 Un paiement directement intégré pour plus de fluidité

Avec un logiciel de gestion connecté aux comptes bancaires, les entreprises peuvent initier leurs paiements fournisseurs directement depuis leur interface une fois la facture validée. Cette centralisation permet de :

• Éviter les allers-retours entre le logiciel et la plateforme bancaire, simplifiant le process.
• Gérer l’ensemble du cycle d’achat au même endroit, de la validation des factures à leur règlement.
• Planifier des paiements différés pour mieux gérer les flux de trésorerie.

📌 Un rapprochement bancaire fiable pour un meilleur contrôle des transactions permet

• D’assurer la correspondance entre les virements et les factures fournisseurs, évitant tout écart ou erreur comptable.
• De réduire les erreurs manuelles, en supprimant les saisies répétitives et en évitant les oublis.
• De traiter les paiements non rapprochés, en ajoutant une facture manuellement en cas d’oubli de saisie ou de prélèvement automatique non enregistré.
• D’accélérer la gestion de la trésorerie, en offrant une visibilité en temps réel sur les flux financiers et les paiements à venir.

Graneet, une solution pour optimiser la gestion des achats des PME du BTP

Centralisez et contrôlez tout votre processus d'achat pour protéger vos marges:

• Suivi des commandes : Rapprochez vos commandes avec les factures pour éviter les erreurs de paiement.
• Import automatique des factures : Glissez/déposez vos factures ou envoyez-les par email. Classez-les facilement grâce à l'OCR.
• Circuit de validation personnalisé : Créez des étapes adaptées à vos besoins pour sécuriser les dépenses.
• Réconciliation bancaire : Synchronisez vos comptes et automatisez le rapprochement avec vos factures.
• Paiement simplifié : Payez vos fournisseurs directement depuis Graneet, en instantané ou différé.
• Suivi de trésorerie en temps réel : Visualisez votre solde bancaire et gérez vos finances sans jongler entre outils.

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