La GED (gestion électronique des documents) dans le BTP

Formulaires DC4, ordres de service, plans…dans le BTP, la gestion des documents papier peut vite devenir casse tête. Accumuler ces documents papier entraîne des pertes de temps et un risque accru de perdre des informations cruciales. La solution : la Gestion Électronique des Documents (GED). Cette technologie permet de numériser, stocker et organiser tous les fichiers d’un chantier. Dans cet article, nous allons explorer les avantages et les étapes de mise en place d’une GED pour le BTP, et voir comment elle simplifie la gestion documentaire au quotidien.

Qu'est-ce que la GED (Gestion Électronique des Documents) ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système informatique conçu pour gérer, stocker et organiser les documents numériques d'une entreprise. Contrairement aux méthodes traditionnelles basées sur le papier, la GED offre une multitude de fonctionnalités avancées :

• Numérisation : Transformation des documents papier en fichiers numériques, facilitant ainsi leur stockage et leur partage.
• Gestion électronique : Organisation des fichiers selon des critères définis, permettant une recherche rapide et efficace.
• Accès mobile : Consultation des documents à tout moment et depuis n'importe quel appareil connecté.

Avec une GED, les entreprises du BTP peuvent centraliser tous leurs documents au même endroit, en sécurisant l’accès et en garantissant une traçabilité impeccable. Finies les pertes d’informations ou les risques de vol, les données sont protégées et accessibles à tout moment.

Les problèmes des documents papier dans le BTP

La gestion documentaire papier dans le BTP pose de nombreux problèmes. L'accumulation de plans, devis, factures et autres documents critiques rend la centralisation des informations extrêmement complexe. Voici quelques-uns des défis majeurs :

• Difficulté à centraliser les documents : Les documents papier sont souvent dispersés sur différents sites et bureaux, rendant leur accès compliqué et chronophage.
• Risques de perte, de vol et de dégradation : Les documents papier peuvent facilement être égarés, volés ou endommagés par des accidents tels que les incendies ou les inondations.
• Temps perdu à chercher les documents : Les équipes passent un temps considérable à rechercher les documents nécessaires, ce qui ralentit les processus et impacte la productivité.
• Sécurité et confidentialité insuffisantes : Les documents papier sont plus vulnérables aux accès non autorisés, mettant en péril la confidentialité des informations sensibles.
• Délais de validation trop longs : La validation des documents papier implique souvent des processus manuels lents, entraînant des retards et potentiellement des sanctions financières.

Ces problèmes peuvent avoir des conséquences graves sur la gestion des chantiers, notamment des retards dans la livraison des projets et des dépassements de budget. La fragmentation de l'information rend également difficile la prise de décision rapide et éclairée.

Les avantages d’une GED dans le BTP

L'adoption d'une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) présente de nombreux avantages pour les entreprises du BTP :

• Dématérialisation des documents : La numérisation permet un accès rapide et facile à tous les documents importants, qu'il s'agisse de plans, de formulaires DC4, d’ordres de service, de devis signés ou de factures. Plus besoin de fouiller dans des piles de papiers ; tout est à portée de clic.
• Partage sécurisé des documents : La GED facilite la communication entre les différentes parties prenantes, comme les maîtres d’ouvrage, les sous-traitants et les architectes. Les documents peuvent être partagés en toute sécurité, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de malentendus.
• Amélioration de l'efficacité : L'accès en temps réel aux informations critiques permet de réduire les erreurs humaines et d'accélérer les processus de décision. Les équipes peuvent se concentrer sur leurs tâches principales sans perdre de temps à chercher des documents.
• Centralisation des documents : Tous les documents d'un projet sont disponibles en un seul endroit, accessible à tout moment. Cette centralisation permet une meilleure organisation et une gestion plus efficace des projets.
• Sécurisation des données : Les documents numériques sont protégés contre les pertes et les accès non autorisés grâce à des systèmes de sécurité avancés. Cela garantit la confidentialité et l'intégrité des informations.

Fonctionnalités clés d’un système GED pour les PME du BTP

Pour répondre aux besoins spécifiques du secteur du BTP, une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) doit offrir des fonctionnalités clés qui facilitent la gestion documentaire. Voici les principales :

• Création et acquisition des documents : La numérisation des documents papier, tels que les plans et devis, permet leur intégration dans le système GED. Les documents numériques peuvent également être ajoutés, garantissant que toutes les informations sont centralisées.
• Indexation et classification : L’organisation logique des fichiers grâce à un système d’indexation et de classification permet une recherche rapide et efficace. Les documents peuvent être triés par projet, catégorie ou type de fichier, facilitant ainsi leur localisation.
• Stockage sécurisé : Les documents sont conservés dans des bases de données protégées, garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations. Des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement et les pare-feu, protègent les données contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
• Gestion des accès et des versions : La GED permet de contrôler les autorisations d’accès aux documents, assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les fichiers. Le suivi des modifications et la gestion des versions garantissent que les utilisateurs travaillent toujours avec les documents les plus récents.
• Archivage : Le système de GED permet de stocker les documents selon les normes légales de conservation. L'archivage électronique assure que les documents sont accessibles même après de longues périodes, facilitant la conformité réglementaire et les audits.

Les bénéfices à long terme d’une GED pour les PME du BTP

Adopter une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) présente des avantages significatifs à long terme pour les PME du BTP :

• Gain de temps : La recherche et la gestion des documents physiques sont des tâches chronophages. Avec une GED, le temps consacré à ces activités est considérablement réduit, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : Les dépenses liées à l'impression, au stockage physique et à l'archivage des documents papier sont éliminées. La GED permet également de réduire les coûts liés aux erreurs et aux pertes de documents.
• Optimisation de la productivité : L'automatisation de la gestion documentaire améliore l'efficacité des processus internes. Les workflows sont fluidifiés, les délais de validation sont raccourcis et les erreurs humaines sont minimisées.
• Sécurisation des données : Les documents sensibles sont protégés par des systèmes de contrôle d’accès et de gestion des droits. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les informations, renforçant ainsi la sécurité et la confidentialité.
• Conformité réglementaire : La GED facilite le respect des normes légales de conservation des documents. L'archivage électronique assure que les documents sont conservés dans des conditions conformes aux exigences réglementaires, simplifiant ainsi les audits et les inspections.
• Amélioration de la collaboration : La centralisation des documents et l'accès en ligne permettent une meilleure communication entre les différentes parties prenantes. Les équipes peuvent partager des informations en temps réel, ce qui améliore la prise de décision et la coordination des projets.

La GED dans le cycle de vie d’un chantier

L'intégration d'une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) transforme chaque étape du cycle de vie d'un chantier, de la préparation à la clôture. Voici comment la GED peut s'avérer bénéfique à chaque phase :

• Avant le chantier : L'accès aux documents antérieurs, tels que les devis et les rapports de projets similaires, permet d'établir des estimations précises et d'évaluer les coûts. Les données historiques sont essentielles pour une planification financière rigoureuse et pour éviter les surprises en cours de projet.
• Pendant le chantier :
  • Planification : La centralisation des informations garantit que tous les acteurs du projet disposent des mêmes données à jour. Cela inclut les plans, les spécifications techniques et les ordres de service, assurant une coordination optimale.
  • Suivi : La gestion des versions des documents, tels que les plans modifiés et les rapports d'avancement, est facilitée. Les mises à jour en temps réel permettent de s'adapter rapidement aux changements et de minimiser les retards.
  • Gestion des ressources : Le suivi des stocks et des matériaux est optimisé grâce à l'intégration des données en temps réel. Cela permet de gérer efficacement les approvisionnements et de réduire les coûts liés aux surplus ou aux pénuries de matériaux.
• Après le chantier : À la fin du projet, tous les documents finaux, comme les rapports, les garanties et les manuels d'utilisation, sont archivés de manière sécurisée. Cet archivage facilite la phase post-livraison, notamment pour les opérations de maintenance et les audits de conformité.

La GED dans Graneet

La solution de Gestion Électronique des Documents (GED) intégrée dans Graneet offre une centralisation complète des documents de chantier. Voici comment Graneet facilite la gestion documentaire :

• Centralisation des documents : Tous les documents liés à un chantier peuvent être déposés, consultés et gérés dans un espace unique. Fini le casse-tête des dossiers éparpillés !
• Gestion simplifiée : Une fois un document déposé sur Graneet, les utilisateurs peuvent :
  • Visionner
  • Télécharger
  • Renommer
  • Supprimer
• Recherche efficace : La recherche de documents se fait par le nom du fichier, ce qui permet de retrouver rapidement les informations nécessaires.
• Tri et filtrage : Les fichiers peuvent être triés et filtrés selon les colonnes disponibles, facilitant ainsi l’organisation et l’accès rapide aux documents.
• Organisation structurée : Pour une meilleure organisation, les utilisateurs peuvent :
  • Créer et nommer des sous-dossiers
  • Renommer des sous-dossiers
  • Supprimer des sous-dossiers

Cela permet de structurer les documents en fonction des besoins spécifiques de chaque chantier.

• Avantages de la centralisation :
  • Graneet permet déjà de générer des documents tels que des factures de vente, factures d’achat, bons de commande, devis et DGD.
  • Les utilisateurs peuvent également stocker tous les autres types de documents relatifs au chantier, éliminant ainsi la gestion de documents papier.

Cette centralisation favorise la collaboration, réduisant le besoin de partager manuellement des documents avec les collègues.

• Économies potentielles : En utilisant Graneet, les utilisateurs n'ont plus besoin de solutions tierces pour le stockage des documents. Cela permet de résilier ces abonnements et de réduire les coûts supplémentaires liés au stockage.

En résumé, la GED dans Graneet simplifie la gestion documentaire, favorise la collaboration et permet de réaliser des économies, tout en offrant une solution centralisée et sécurisée pour les entreprises du BTP.

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