Circuit de validation des bons de commande : comment mieux sécuriser vos dépenses ?

Circuit de validation des bons de commande : comment mieux sécuriser vos dépenses ?

Dans le BTP, il suffit parfois d'une commande mal gérée pour faire déraper un budget. Des fournitures commandées en double, un suivi de livraison inexistant, ou encore des consommables dont les coûts explosent : ces situations, bien trop fréquentes, peuvent sérieusement entamer la rentabilité d’un chantier.

Pourtant, des solutions existent.

Voici un état des lieux des pratiques des PME du secteur et des pistes pour sécuriser vos achats.

Pourquoi un circuit de validation structuré fait toute la différence

Le circuit de validation n’est pas qu’une formalité : il sert à poser les bonnes questions avant chaque achat. Est-ce que le fournisseur a été bien consulté ? La commande est-elle indispensable ? Quel est l’impact sur le budget du chantier ?

Sans cette étape, les problèmes s’accumulent rapidement :

• Des doublons : deux équipes commandent la même pièce faute de coordination.
• Des commandes au comptoir : non validées et hors budget, elles grèvent le contrôle global des dépenses.
• Un suivi lacunaire : certaines livraisons ne sont jamais tracées, et les litiges avec les fournisseurs deviennent impossibles à résoudre.

Exemple : Lorsqu’un responsable travaux émet une commande, celle-ci est validée par un responsable d’affaires, puis soumise à la direction pour les montants supérieurs à un certain seuil (par exemple, 1500 €). Ce processus garantit que les achats importants sont systématiquement revus par un décideur. Toutefois, sans une traçabilité adéquate, le risque de doublons ou de commandes non conformes persiste.

Les défis des PME pour structurer leurs circuits

1. Adapter les circuits de validation à la réalité de l’entreprise

Chaque PME est unique, et ses circuits doivent l’être aussi. Certaines valident leurs commandes selon le montant : un responsable peut gérer seul des achats en dessous de 5000 €, mais au-delà, la direction doit intervenir. D’autres préfèrent des circuits basés sur le type de dépense : fournitures, frais généraux ou sous-traitance.

Exemple : Dans une entreprise, toutes les commandes de fournitures inférieures à 5000 € sont directement gérées par les conducteurs de travaux. Mais pour les commandes de sous-traitance, quel que soit le montant, la validation passe par la direction. Cela permet de sécuriser des postes plus complexes tout en laissant une certaine autonomie aux responsables terrain.

Mais la personnalisation ne s’arrête pas là. Certaines entreprises prennent également en compte le profil du demandeur. Un conducteur junior devra faire valider ses achats, là où un senior aura plus d’autonomie.

Cette flexibilité est essentielle pour éviter de bloquer les process tout en sécurisant les dépenses. Sans elle, les circuits rigides finissent souvent contournés, par exemple par des commandes directes au comptoir.

2. Gérer les commandes fractionnées et les consommables

Les PME du BTP gèrent souvent des commandes complexes : un gros achat livré en plusieurs fois, ou des consommables petits mais récurrents. Ces derniers, bien que souvent négligés, représentent jusqu’à 50 % des dépenses annuelles dans certaines entreprises.

Sans suivi précis, il devient impossible de vérifier que tout a été livré ou que les consommables sont utilisés à bon escient.

Exemple : Lorsqu’une entreprise commande 200 chaudières pour un projet immobilier, elle s’engage à un achat global pour bloquer les prix. Les livraisons sont ensuite organisées par lots, en fonction des besoins du chantier. Le suivi de ces livraisons est crucial : si une erreur survient (par exemple, un fournisseur livre 20 chaudières de moins que prévu), cela peut entraîner des retards ou des litiges si le problème n’est pas détecté immédiatement.

3. Communiquer efficacement avec les acteurs concernés

Combien de fois une commande est-elle restée bloquée faute de notification claire ? Les circuits de validation reposent sur une communication fluide, qu’il s’agisse d’informer un responsable qu’une validation est attendue ou de notifier un refus avec un motif clair.

Des outils comme les alertes par email ou une application mobile peuvent transformer ce casse-tête en une simple formalité.

Exemple : Lorsqu’une commande est refusée, certaines entreprises exigent qu’un motif soit indiqué. Cela permet au demandeur de corriger la commande et de la renvoyer en validation avec toutes les informations nécessaires. Ce système évite les incompréhensions et accélère la correction des erreurs.

Les attentes concrètes des PME pour leurs circuits de validation

Pour répondre à ces défis, les entreprises du BTP recherchent des solutions qui allient simplicité et efficacité :

1. Des règles claires, mais adaptables

Les circuits doivent être flexibles : pouvoir valider en fonction du montant, du type de dépense ou du profil de l’utilisateur. Certaines PME privilégient même un système où le demandeur peut désigner directement l’approbateur suivant, tout en respectant les règles internes.

Exemple : Une PME configure son circuit pour que toutes les commandes de location d’équipement (par exemple, des engins de chantier) soient validées par le responsable travaux, puis par la direction si le contrat dépasse 4 mois. Les rappels automatisés garantissent que la commande est validée dans les délais.

2. Des alertes bien pensées

Une validation qui traîne, c’est un chantier ralenti ou une facture non réglée à temps. Les PME souhaitent :

• Des notifications instantanées pour les demandes urgentes.
• Des rappels automatiques en cas de non-réponse.
• Une application mobile pour valider facilement, même sur le terrain.

3. Une gestion claire des refus

Un refus, ce n’est pas la fin du monde… à condition qu’il soit bien géré. Les entreprises souhaitent pouvoir justifier chaque refus avec un motif clair, notifier le demandeur immédiatement, et renvoyer la commande en brouillon pour qu’elle puisse être corrigée.

4. Une traçabilité complète

De la commande initiale à la dernière livraison, tout doit être suivi. Cette traçabilité est indispensable pour éviter les litiges, contrôler les budgets, et assurer la rentabilité du chantier.

Comment une solution digitale peut vous simplifier la vie

Aujourd’hui, des outils digitaux permettent de centraliser et d’automatiser ces process :

• Des circuits de validation personnalisables : montant, type de dépense, ou demandeur.
• Un suivi des livraisons : pour savoir exactement ce qui a été commandé, livré, et ce qu’il reste à recevoir.
• Des notifications intelligentes : alertes par email ou via une application mobile.
• Une gestion complète des refus : avec motifs, historique et relance.

En digitalisant vos circuits de validation, vous gagnez en contrôle, en sérénité, et en efficacité.

Conclusion

Avec un système adapté, vous passez moins de temps à gérer des erreurs ou des litiges et plus de temps à faire avancer vos projets. Alors, pourquoi attendre ? Découvrez comment structurer vos commandes avec des outils pensés pour répondre aux besoins des PME du BTP.

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