Tout savoir sur la facturation de situation ou à l'avancement

La facture de situation est une méthode de facturation progressive, également connue sous les appellations de facture d'avancement ou facture intermédiaire, permettant aux entreprises de facturer en fonction de l’avancement réel des travaux pour garantir des encaissements réguliers. C’est un outil crucial pour les PME du bâtiment réalisant des chantiers longs pour la protection de leur trésorerie et de leur rentabilité.Mais c’est aussi souvent un véritable casse-tête pour les entreprises avec des règles de calcul complexes liés à l’ensemble des spécificités définies par le CCAG travaux : compte prorata, retenue de garantie, auto-liquidation de la TVA, paiement direct des sous-traitants…

Qu'est-ce qu'une facture de situation ?

Une facture de situation (ou facture d'avancement) est un type de facture utilisé principalement dans le secteur de la construction. Elle permet de facturer les travaux par tranches en fonction de l'avancement du projet.

Elle est calculée en pourcentage du travail total réalisé. Elle permet au client de suivre l'avancement réel des travaux et de vérifier que les coûts sont conformes aux estimations et accords initiaux.

Les factures de situation sont particulièrement utiles dans les projets avec sous-traitance. Les travaux sont divisés en “lots” ou “marchés” qui peuvent être facturés individuellement par chaque sous-traitant au fur et à mesure de l'avancement.

Pourquoi faire des factures de situation ?

Les factures de situation jouent un rôle crucial dans la préservation de la rentabilité des chantiers en facturant en fonction de l'avancée réelle des travaux. En facturant progressivement, elles s'assurent de percevoir des paiements réguliers correspondant à l'avancement des travaux. Cela leur permet de couvrir les coûts engagés et d'alléger la pression financière tout en maintenant une rentabilité optimale.

Émission des factures de situation

Les factures de situation sont généralement émises mensuellement ou à des dates prédéfinies convenues dans le contrat. Le chef de projet doit valider l'avancement des travaux avant l'émission de la facture.

Comment calculer une facture de situation?

Il existe deux méthodes principales pour calculer le montant d'une facture de situation :

• Pourcentage du montant total

Selon l'avancement des travaux. Par exemple, si 40% du projet est terminé, la facture de situation correspondra à 40% du montant total de la facture.

• Division en lots ou marchés

Chaque lot ou marché peut alors être facturé séparément au fur et à mesure de sa réalisation. Cette approche est particulièrement utile pour les projets avec sous-traitance.

Différence avec une facture d'acompte

La principale différence entre une facture de situation et une facture d'acompte réside dans le moment où elles sont émises par rapport à l'avancement des travaux.

Facture d'acompte

Une facture d'acompte est émise avant le début des travaux. Elle représente un paiement partiel anticipé qui sert à garantir la transaction commerciale entre le client et le prestataire de services. La facture d'acompte est traitée différemment dans la comptabilité par rapport à une facture régulière.

Facture de situation

Une facture de situation est émise pendant le déroulement du projet. Elle permet de générer des encaissements sans attendre la fin des travaux. Les factures de situation sont couramment utilisées dans les cas suivants :

• Projets complexes avec plusieurs zones distinctes
• Projets avec des lots de travaux distincts (par exemple, une rénovation de salle de bain avec préparation des murs, plomberie, carrelage, etc.)
• Nouvelles constructions avec différentes étapes (étanchéité, enveloppe du bâtiment, etc.)

Mentions obligatoires sur une facture de situation

Pour les PME du BTP, les factures de situation doivent obligatoirement comporter certaines mentions légales, notamment :

• La mention "facture de situation" pour identifier clairement le type de facture.
• Les coordonnées complètes de l'entreprise émettrice, incluant son numéro SIRET.
• Les coordonnées du client destinataire de la facture.
• La date d'émission de la facture.
• Le détail des prestations réalisées ou en cours, avec une description précise des travaux effectués.
• Les quantités et les prix unitaires des différentes prestations, ainsi que le montant total hors taxes.
• Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA correspondant.
• Le montant total toutes taxes comprises (TTC).
• Les conditions de paiement convenues, notamment les délais et les modalités de règlement.

Ces mentions obligatoires garantissent la conformité légale des factures de situation et facilitent le suivi financier des travaux pour les PME du secteur du BTP.

La complexité de la facturation pour les PME du BTP

Pour la gestion financière de leurs chantiers, les PME du BTP sont soumises à des règles spécifiques définies par le CCAG travaux qui complexifient les calculs lors du processus de facturation.
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Voici leurs spécificités :

• La retenue de garantie, un pourcentage du montant total des travaux retenu par le client jusqu'à la réception définitive des ouvrages, impactant le montant à facturer.

• Le compte prorata, qui nécessite de calculer la part des prestations effectuées sur une période donnée par rapport à la totalité du contrat, pour établir des factures partielles précises.
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• L'auto-liquidation de la TVA dans le cas des marchés publics, où le prestataire doit autoliquider la TVA due par le client, ajoutant une complexité supplémentaire au calcul des montants à facturer.

• Le paiement direct des sous-traitants, qui peut impliquer des ajustements dans la facturation principale pour tenir compte des paiements directs effectués aux sous-traitants.

• La gestion des remises commerciales, qui doivent être correctement appliquées et documentées dans les factures pour éviter des erreurs de facturation et des litiges ultérieurs.

Gérer efficacement la complexité des factures de situation sans erreur

Option 1 : Utilisation d'un tableau Excel. Cela implique la création et la gestion manuelle des formules de calcul pour prendre en compte les différentes spécificités du BTP, telles que la retenue de garantie, le compte prorata, l'auto-liquidation de la TVA, etc. Bien que cette méthode puisse être fonctionnelle, elle est sujette aux erreurs humaines et peut nécessiter un temps considérable pour maintenir et actualiser les calculs.

Option 2 : Utilisation d'un logiciel de gestion commerciale spécialisé tel que Graneet. Ce type de logiciel permet de calculer automatiquement les montants à facturer des situations en renseignant simplement les pourcentages d’avancement. Tous les paramètres du chantier (retenue de garantie, compte prorata, auto-liquidation de la TVA, paiement direct des sous-traitants…) sont intégrés dans les calculs des factures.

En optant pour un logiciel comme Graneet, les PME peuvent donc optimiser leur processus de facturation, minimiser les erreurs, accélérer les paiements et ainsi limiter les problèmes de trésorerie.

Conclusion

En résumé, la facture de situation est un outil essentiel pour les PME du BTP intervenant sur des chantiers longs. La clé est de bien gérer la complexité des différentes règles de calculs en fonction des spécificités de vos chantiers pour éviter les erreurs.

En utilisant un logiciel adapté, vous pourrez maximiser le taux d’acceptation de vos factures de situation et protéger votre trésorerie et votre rentabilité.