La facturation électronique dans le BTP : tout ce qu’il faut savoir en 2024

La réforme de la facturation électronique arrive à grands pas, bouleversant les habitudes des entreprises françaises, et les acteurs du BTP ne sont pas en reste. Alors, si vous dirigez une PME dans le bâtiment, il est crucial de comprendre ce qui change, pourquoi, et comment se préparer.

Pourquoi une réforme de la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique s’inscrit dans un vaste mouvement de digitalisation des entreprises. Voici ses objectifs principaux :

• Lutter contre la fraude à la TVA : chaque année, la fraude à la TVA coûte plusieurs milliards d’euros à l’État français. En uniformisant les factures et en les transmettant directement à l’administration fiscale, la réforme vise à sécuriser les transactions.
• Simplifier les déclarations fiscales : fini les déclarations manuelles et fastidieuses. L’e-reporting permet de centraliser automatiquement les informations fiscales.
• Renforcer la compétitivité des entreprises : en réduisant les délais de traitement et en automatisant certaines tâches, les entreprises gagnent en productivité.
• Favoriser la digitalisation : le passage à la facturation électronique est une opportunité pour moderniser les processus internes et améliorer les flux financiers.

Le secteur du BTP, souvent confronté à des retards de paiement et des processus administratifs lourds, a tout à gagner en s’appropriant cette réforme. Mais à quel rythme ces changements seront-ils déployés ?

Calendrier : des échéances à ne pas manquer

La mise en œuvre de la facturation électronique sera progressive, avec des échéances adaptées à la taille des entreprises :

• 1er septembre 2026 :
  • Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises, y compris dans le BTP.
  • Émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI.
  • Début de l’e-reporting pour ces mêmes entreprises.
• 1er septembre 2027 :
  • Obligation d’émission pour les PME et les microentreprises.
  • E-reporting élargi aux plus petites structures.

Ces dates doivent figurer en gros dans vos plannings. Vous avez encore un peu de temps pour vous adapter. Cependant, mieux vaut anticiper pour éviter les mauvaises surprises.

Factures électroniques : des règles strictes à respecter

Pour être conformes, les factures électroniques devront inclure des mentions obligatoires, spécifiques à la réforme. Ces mentions sont les suivantes :

• Numéro SIREN de l’émetteur.
• Adresse de livraison, si différente de l’adresse client.
• Nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou mixte.
• Mention de l’option pour la TVA sur les débits (si applicable).

La conformité des factures est un point clé. Toute omission pourrait entraîner des refus ou des pénalités. Pour éviter cela, choisissez un logiciel de gestion capable de générer automatiquement des factures adaptées.

Quels formats utiliser ?

Trois formats structurés sont acceptés pour les factures électroniques :

• Factur-X : un format hybride combinant un PDF lisible et des données XML structurées.
• UBL : contrairement à Factur-X, le format UBL est entièrement structuré en XML, ce qui le rend exclusivement destiné à un traitement automatisé par des systèmes informatiques.
• CII : le format CII (Cross Industry Invoice) est un format XML structuré conçu pour des besoins industriels complexes, offrant plus de précision et de personnalisation que le format UBL.

Le choix du format dépendra de vos partenaires et de vos outils. Par exemple, le format Factur-X, accessible et pratique, est souvent privilégié par les PME du BTP.

Les plateformes de facturation : PPF, PDP ou OD ?

La transmission et la réception des factures électroniques passeront par des plateformes dédiées, avec plusieurs options selon vos besoins :

1. PPF (Portail Public de Facturation) :
   • Plateforme gratuite proposée par l’État.
   • Offre des services de base : réception, transmission à l’administration fiscale, et archivage.

Le 15 octobre 2024, le gouvernement français a finalement annoncé l'abandon du développement du Portail Public de Facturation (PPF) en tant que plateforme de facturation. Cette décision signifie que les entreprises devront désormais utiliser des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) privées pour émettre et recevoir des factures électroniques.

1. PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) :
   • Plateformes privées agréées, avec des fonctionnalités enrichies.
   • Automatisation des flux, suivi des statuts, reporting avancé.
2. OD (Opérateurs de Dématérialisation) :
   • Intermédiaires qui facilitent le transfert des factures vers les PPF ou PDP.

Les obligations de la réforme : ce que vous devez anticiper

La réforme impose plusieurs obligations selon les étapes du cycle de vie d’une facture. Voici les principales :

1. Réception des factures électroniques :
   • À partir de septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir intégrer des factures électroniques dans leur système.
2. Émission de factures électroniques :
   • Obligatoire pour les grandes entreprises dès 2026, et pour les PME/TPE à partir de 2027.
3. Archivage conforme :
   • Les factures doivent être conservées dans des formats compatibles avec les exigences légales.
4. E-reporting :
   • Nécessaire pour :
     • Les transactions internationales B2B.
     • Les ventes B2C.
     • Les paiements de prestations de services.

Si certaines obligations semblent complexes, elles sont aussi synonymes de gains à long terme. Mais quels avantages en attendre concrètement ?

Quels avantages pour les entreprises du BTP ?

Les bénéfices de la facturation électronique sont nombreux. Voici ceux qui concernent particulièrement le secteur du BTP :

• Réduction des délais de traitement : une facture électronique est traitée en moyenne 44 % plus rapidement qu’une facture papier.
• Diminution des retards de paiement : grâce à des processus plus fluides, les retards de paiement diminuent de 20 %.
• Amélioration de la trésorerie : en moyenne, les entreprises collectent leurs paiements quatre jours plus tôt.
• Gain de productivité : en automatisant les tâches administratives, les entreprises constatent une hausse de 3 % de leur productivité globale.

Ces gains ne sont pas anecdotiques. Dans un secteur où chaque euro compte, ils peuvent faire la différence entre une entreprise en croissance et une entreprise en difficulté.

Préparer son entreprise du BTP en 5 étapes

Pour être prêt à temps, il est essentiel de suivre une démarche méthodique. Voici les étapes incontournables pour les PME du BTP :

1. Audit interne :
   • Analysez vos processus actuels de facturation. Quels sont vos outils ? Vos équipes sont-elles prêtes ?
2. Mise à jour des données :
   • Vérifiez et enrichissez vos bases clients et fournisseurs pour inclure toutes les informations nécessaires.
3. Conformité des factures :
   • Assurez-vous que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes sur vos factures.
4. Choix d’une plateforme :
   • Optez pour une solution adaptée à votre activité avec un logiciel permettant une mise en conformité.
5. Formation et sensibilisation :
   • Informez vos équipes et vos partenaires sur les nouvelles obligations. La réussite passe par une adoption collective.

Graneet : un logiciel pour préparer sa mise en conformité

Un logiciel de gestion commerciale comme Graneet est un allié précieux pour la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique. En automatisant l’émission, la réception et le traitement des factures, il garantira le respect des mentions obligatoires et des formats requis (comme Factur-X ou UBL).

Cette solution permet aux entreprises du BTP de mieux protéger leur rentabilité en optimisant l’ensemble de leur gestion commerciale : chiffrage, factures de vente, gestion des achats, planning, suivi de la rentabilité en direct.

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Conclusion : une transition à anticiper

La facturation électronique dans le BTP est bien plus qu’une simple obligation administrative. Elle représente une véritable opportunité de modernisation et d’amélioration de vos performances. Bien sûr, cette transition demande du temps, mais avec une bonne préparation, elle pourrait devenir un levier stratégique pour votre entreprise.

Ne tardez pas à vous renseigner et à mettre en place les premières étapes. Plus vous anticiperez, plus vous serez serein lorsque la réforme sera pleinement effective. Le moment d’agir, c’est maintenant !