Compte prorata : fonctionnement, facturation

Toutes les entreprises intervenant sur un chantier auront a minima besoin d'eau, d'électricité et d'une base vie qui fonctionne.

Les consommations d'eau, d'électricité et les frais d'entretien sont imprévisibles et doivent être répartis entre toutes les entreprises intervenant sur le chantier. De la même façon, d'autres prestations bénéficiant à toutes les entreprises peuvent devenir nécessaires en cours de chantier comme la protection d'ouvrages existants.

Pour répartir ces frais, les entreprises mettent en place un compte spécial aussi appelé compte prorata de chantier, dont la gestion est confiée au gestionnaire. Voyons dans cet article quels sont ses aspect et comment fonctionne t-il ?

Qu’est-qu’un compte pro-rata ?

Le compte au prorata est une pratique comptable pour répartir les dépenses communes (eau, électricité…) proportionnellement entre les entreprises participant à un même chantier. Imaginez que chaque entreprise mette un peu d'argent dans un pot commun, et ensuite, on répartit cet argent en fonction de ce que chacun a utilisé. C'est un moyen de s'assurer que tout le monde paie sa juste part pour les dépenses partagées.

Dépenses couvertes par le compte prorata

Pour bien saisir la portée du compte au prorata, il est crucial de comprendre les types de dépenses qu'il englobe. Ces coûts partagés peuvent être globalement classés en deux groupes distincts :

1. Dépenses d'investissement communes

Ces dépenses ne sont généralement pas incluses dans le calcul du compte au prorata car elles peuvent être estimées et réparties avec précision avant le début du projet. Voici des exemples de dépenses d'investissement courantes :

• Raccordements temporaires aux services publics (électricité, eau, etc.)
• Clôture et signalisation du chantier
• Bureaux de chantier et sanitaires temporaires
• Équipements et mesures de sécurité communs

2. Dépenses opérationnelles communes

Contrairement aux dépenses d'investissement, les dépenses opérationnelles courantes sont difficiles à prévoir avec précision avant l'exécution du projet. Ce sont les dépenses qui relèvent du compte au prorata. Voici quelques exemples :

• Consommation des services publics (électricité, eau, télécommunications)
• Nettoyage et entretien des espaces et installations communes
• Services de sécurité et de surveillance
• Frais administratifs (affranchissement, papeterie, etc.)

Établir le compte prorata : un effort collaboratif

La réussite de la mise en place du compte prorata dépend d'une approche collaborative entre toutes les parties impliquées dans le projet de construction. Voici les étapes principales :

• Réunion pré-construction

Tous les entrepreneurs impliqués établissent ensemble les règles et les procédures pour gérer le compte prorata. C'est l'occasion de discuter et de se mettre d'accord sur les dépenses à inclure, les méthodes d'allocation et autres termes pertinents.

• Accord contractuel

Pour assurer la conformité légale, les règles du compte prorata sont généralement intégrées aux contrats entre les parties. Ces contrats peuvent se référer à des normes de l'industrie telles que le CCAG Travaux ou les normes AFNOR NF P03-001, qui définissent la gestion du compte prorata.

• Désignation d'un responsable du compte prorata

Cette personne ou équipe est chargée de superviser les opérations quotidiennes, d'enregistrer les dépenses, de calculer les allocations, de facturer et de maintenir la transparence.

• Comité de surveillance facultatif

Ce comité comprend généralement des représentants de chaque entrepreneur participant, assurant une prise de décision équilibrée.

Méthodes d’allocation : assurer une répartition équitable

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour atteindre cet objectif, en fonction des besoins spécifiques du projet et des accords conclus lors de la convention préalable à la construction.

• Répartition proportionnelle basée sur la valeur des contrats

Ainsi, les dépenses partagées sont distribuées en proportion des valeurs contractuelles respectives, garantissant une contribution plus importante des entrepreneurs avec une plus grande portée de travail.

• Répartition basée sur le temps passé sur le site

Dans certains cas, les dépenses partagées peuvent être réparties en fonction du temps que chaque entrepreneur passe sur le chantier.

• Formules d'allocation personnalisées

Elles peuvent prendre en compte divers facteurs tels que la valeur des contrats, le temps passé sur le site, l'utilisation des ressources, ou d'autres critères convenus entre les entrepreneurs.

Collecte du compte prorata par la MOA

La MOA va collecter directement les montants de compte prorata auprès des différents co-traitants. Elle va ensuite verser ces montants à l'entreprise titulaire.D'un point de vue du titulaire du compte prorata, il a des dépenses de compte prorata sur le chantier et une recette venant de la MOA.

Intégrer le compte prorata à la facturation : assurer une gestion financière transparente et équitable

Pour intégrer le compte prorata dans les factures, l'entrepreneur principal doit inclure une ligne spécifique dans chaque facture de situation qui détaille les dépenses communes partagées entre tous les intervenants du chantier. Les montants sont  inclus dans les situations de travaux mensuelles, assurant une répartition des dépenses. Chaque facture de situation doit récapituler ces dépenses, indiquer la part de chaque sous-traitant selon une clé de répartition convenue et ajuster les montants dus en conséquence.

A retenir que le compte prorata n'est pas influé avec la retenue de garantie et l'autoliquidation de la TVA 

Sous-cas particulier : compte prorata en plus-value dans le devis

Parfois, l'entrepreneur n'a pas envie de prendre à sa charge le compte prorata, car il a chiffré son devis et ne veut pas diminuer le montant de X%.

Il arrive donc qu'en fin de devis il ajoute une ligne "compte prorata" en plus-value, un peu comme une remise commerciale inversée.

Ainsi, sur chaque situation il obtient :

• Le montant HT de la situation
• + X% de compte prorata = montant HT de situation y compris prorata
• + TVA = montant TTC de situation y compris prorata
• - X% de compte prorata = montant TTC de situation

Clôturer un compte prorata

A la fin du chantier, le titulaire du compte prorata va faire le solde entre les provisions reçues (versement des entreprises à chaque situation) et des dépenses engagées.Il va ensuite calculer le solde pour chaque entreprise en fonction du montant final de travaux engagé sur le chantier.Le titulaire va alors faire une demande de solde pour les entreprises déficitaires. Une fois ces montant réglés, il va envoyer les factures ou avoirs aux autres entreprises.

Voici un aperçu des étapes à suivre pour mener à bien cette clôture de manière efficace et transparente :

• Vérification des dépenses
• Calcul des soldes
• Régularisation des soldes
• Émission des dernières factures
• Communication transparente‍

‍Conclusion

Le compte prorata garantit une répartition équitable des coûts communs entre les différentes entreprises qui interviennent sur un chantier. L'intégration du compte prorata dans les factures de situation et sa clôture rigoureuse assurent une gestion financière efficace et évitent les litiges potentiels.

Pour simplifier et optimiser ce processus complexe, les entreprises peuvent utiliser des logiciels de gestion commerciale comme Graneet, qui offrent des fonctionnalités avancées pour la gestion des comptes prorata.