Circuito de validación de órdenes de compra: ¿cómo puede proteger mejor sus gastos?

Circuito de validación de órdenes de compra: ¿cómo puede proteger mejor sus gastos?

En la industria de la construcción, a veces basta con una orden mal gestionada para perder el control del presupuesto. Los suministros pedidos por duplicado, la falta de seguimiento de las entregas o incluso los consumibles cuyos costes se están disparando: estas situaciones, que son demasiado frecuentes, pueden afectar gravemente a la rentabilidad de una obra de construcción.

Sin embargo, existen soluciones.

He aquí un resumen de las prácticas de las pymes del sector y las formas de asegurar sus compras.

Por qué un circuito de validación estructurado marca la diferencia

El circuito de validación no es solo una formalidad: se utiliza para hacer las preguntas correctas antes de cada compra. ¿Se consultó correctamente al proveedor? ¿Es imprescindible el pedido? ¿Cuál es el impacto en el presupuesto de la obra?

Sin este paso, los problemas se acumulan rápidamente:

• Duplicados : dos equipos encargan la misma pieza por falta de coordinación.
• Contrapedidos : no están validados y están fuera del presupuesto, dificultan el control general de los gastos.
• Seguimiento inadecuado : algunas entregas nunca se rastrean y las disputas con los proveedores se vuelven imposibles de resolver.

Ejemplo: Cuando un director de obra emite un pedido, un director comercial lo valida y, a continuación, lo envía a la dirección por importes que superan un límite determinado (por ejemplo, 1500€). Este proceso garantiza que el responsable de la toma de decisiones revise de forma coherente las compras importantes. Sin embargo, sin una trazabilidad adecuada, persiste el riesgo de que los pedidos se dupliquen o no cumplan con los requisitos.

Los desafíos de las pymes a la hora de estructurar sus circuitos

1. Adaptar los circuitos de validación a la realidad empresarial

Cada pyme es única, y sus canales también deberían serlo. Algunas validan sus pedidos de acuerdo con las montaje : un gerente solo puede gestionar compras de menos de 5.000€, pero más allá de eso, la dirección debe intervenir. Otros prefieren los circuitos basados en tipo de gasto : suministros, gastos generales o subcontratación.

Ejemplo: En una empresa, todos los pedidos de suministros inferiores a 5.000€ son gestionados directamente por los directores de construcción. Sin embargo, en el caso de los pedidos de subcontratación, independientemente del importe, la validación la lleva a cabo la dirección. Esto permite asegurar puestos más complejos y, al mismo tiempo, dejar cierta autonomía a los gerentes de campo.

Pero la personalización no termina ahí. Algunas empresas también tienen en cuenta la perfil del solicitante. Un conductor junior tendrá que validar sus compras, mientras que un conductor sénior tendrá más autonomía.

Esta flexibilidad es esencial para evitar bloquear los procesos y, al mismo tiempo, garantizar los gastos. Sin ella, los circuitos rígidos a menudo acaban siendo ignorados, por ejemplo, mediante pedidos directos en el mostrador.

2. Gestione los pedidos divididos y los consumibles

Las pymes de la construcción suelen gestionar pedidos complejos: una compra grande entregada en varios plazos o consumibles pequeños pero recurrentes. Estos últimos, aunque a menudo se pasan por alto, representan hasta el 50% de los gastos anuales en algunas empresas.

Sin un seguimiento preciso, resulta imposible verificar que todo se haya entregado o que los consumibles se estén utilizando con prudencia.

Ejemplo: Cuando una empresa encarga 200 calderas para un proyecto inmobiliario, realiza una compra global para fijar los precios. Luego, las entregas se organizan en lotes, de acuerdo con las necesidades del sitio. El seguimiento de estas entregas es crucial: si se produce un error (por ejemplo, un proveedor entrega 20 calderas menos de lo esperado), puede provocar retrasos o disputas si el problema no se detecta de inmediato.

3. Comuníquese de manera efectiva con los actores interesados

¿Cuántas veces se ha bloqueado un pedido debido a la falta de una notificación clara? Los circuitos de validación se basan en una comunicación fluida, ya sea para informar al administrador de que se espera la validación o para notificar una denegación con un motivo claro.

Herramientas como las alertas por correo electrónico o una aplicación móvil pueden convertir este rompecabezas en una simple formalidad.

Ejemplo: Cuando se rechaza un pedido, algunas empresas exigen que se proporcione una razón. Esto permite al solicitante corregir el pedido y devolverlo para su validación con toda la información necesaria. Este sistema evita malentendidos y acelera la corrección de errores.

Las expectativas concretas de las pymes para sus circuitos de validación

Para hacer frente a estos desafíos, las empresas de construcción buscan soluciones que combinen simplicidad y eficiencia:

1. Reglas claras pero adaptables

Los circuitos deben ser flexibles: poder validarse según el importe, el tipo de gasto o el perfil del usuario. Algunas pymes incluso prefieren un sistema en el que el solicitante pueda designar directamente al siguiente aprobador, respetando las normas internas.

Ejemplo: Una pyme configura su circuito para que todos los pedidos de alquiler de equipos (por ejemplo, equipos de construcción) sean validados por el gerente de construcción y luego por la administración si el contrato supera los 4 meses. Los recordatorios automáticos garantizan que el pedido se valide a tiempo.

2. Alertas bien pensadas

Una validación que se prolonga es una obra lenta o una factura que no se paga a tiempo. Las pymes quieren:

• Notificaciones instantáneas para solicitudes urgentes.
• Recordatorios automáticos en caso de falta de respuesta.
• Una aplicación móvil para validar fácilmente, incluso sobre el terreno.

3. Gestión clara de rechazos

Un rechazo no es el fin del mundo... siempre y cuando se gestione bien. Las empresas quieren poder justificar cada rechazo con un motivo claro, notificar inmediatamente al solicitante y devolver el pedido en borrador para que pueda corregirse.

4. Trazabilidad total

Desde el pedido inicial hasta la última entrega, todo debe ser rastreado. Esta trazabilidad es esencial para evitar disputas, controlar los presupuestos y garantizar la rentabilidad del sitio.

Cómo una solución digital puede facilitarle la vida

Hoy en día, las herramientas digitales permiten centralizar y automatizar estos procesos:

• Circuitos de validación personalizables : importe, tipo de gasto o solicitante.
• Un seguimiento de las entregas : para saber exactamente lo que se ha pedido, lo que se ha entregado y lo que queda por recibir.
• Notificaciones inteligentes : alertas por correo electrónico o mediante una aplicación móvil.
• Gestión completa de rechazos : con motivos, historia y relanzamiento.

Al digitalizar sus circuitos de validación, obtiene control, tranquilidad y eficiencia.

Conclusión

Con el sistema adecuado, dedicará menos tiempo a resolver errores o disputas y más tiempo a hacer avanzar sus proyectos. Entonces, ¿por qué esperar? Descubra cómo estructurar sus pedidos con herramientas diseñadas para satisfacer las necesidades de las pymes del sector de la construcción.

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