Gestión electrónica de documentos (GED) en el sector de la construcción

Formularios DC4, órdenes de servicio, planos... en la construcción, la gestión de documentos en papel puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza. La acumulación de estos documentos en papel supone una pérdida de tiempo y aumenta el riesgo de perder información crucial. La solución: Gestión electrónica de documentos (EDM). Esta tecnología permite digitalizar, almacenar y organizar todos los archivos de una obra. En este artículo, exploraremos los beneficios y los pasos de implementar la EDM en la construcción y veremos cómo simplifica la gestión de documentos a diario.

¿Qué es EDM (gestión electrónica de documentos)?

La gestión electrónica de documentos (EDM) es un sistema informático diseñado para gestionar, almacenar y organizar los documentos digitales de una empresa. A diferencia de los métodos tradicionales basados en papel, la EDM ofrece una multitud de funciones avanzadas:

• Digitalización : Transformación de documentos en papel en archivos digitales, lo que facilita su almacenamiento y uso compartido.
• Gestión electrónica : Organización de los archivos según criterios definidos, lo que permite una búsqueda rápida y eficiente.
• Acceso móvil : Consulta los documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado.

Con una EDM, las empresas de construcción pueden centralizar todos sus documentos en el mismo lugar, asegurando el acceso y garantizando una trazabilidad impecable. No más pérdida de información ni riesgo de robo, los datos están protegidos y accesibles en cualquier momento.

Los problemas de los documentos en papel en la construcción

La gestión de documentos en papel en la industria de la construcción plantea muchos problemas. La acumulación de planos, especificaciones, facturas y otros documentos críticos hace que la centralización de la información sea extremadamente compleja. Algunos de los principales desafíos incluyen:

• Dificultad para centralizar los documentos : Los documentos en papel suelen estar dispersos en diferentes sitios y oficinas, lo que hace que acceder a ellos sea complicado y lleve mucho tiempo.
• Riesgo de pérdida, robo y daño : Los documentos en papel pueden extraviarse, robarse o dañarse fácilmente debido a accidentes como incendios o inundaciones.
• Tiempo perdido buscando documentos : Los equipos dedican una cantidad considerable de tiempo a buscar los documentos necesarios, lo que ralentiza los procesos y afecta a la productividad.
• Seguridad y confidencialidad insuficientes : Los documentos en papel son más vulnerables al acceso no autorizado, lo que pone en riesgo la confidencialidad de la información confidencial.
• Tiempos de validación demasiado largos : La validación de documentos en papel a menudo implica procesos manuales lentos, lo que provoca retrasos y posibles sanciones financieras.

Estos problemas pueden tener graves consecuencias en la administración del sitio de construcción, incluidos retrasos en la ejecución de los proyectos y sobrecostos presupuestarios. La información fragmentada también dificulta la toma de decisiones rápidas e informadas.

Las ventajas de una electroerosión en la construcción

La adopción de una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) tiene muchas ventajas para las empresas de construcción:

• Desmaterialización de documentos : La digitalización permite un acceso rápido y sencillo a todos los documentos importantes, ya sean planes, formularios DC4, pedidos de servicio, cotizaciones firmadas o facturas. Ya no tendrá que buscar entre pilas de documentos; todo está a un clic de distancia.
• Uso compartido seguro de documentos : La electroerosión facilita la comunicación entre las distintas partes interesadas, como los propietarios de proyectos, los subcontratistas y los arquitectos. Los documentos se pueden compartir de forma segura, lo que reduce el riesgo de errores y malentendidos.
• Mejora de la eficiencia : El acceso en tiempo real a la información crítica reduce los errores humanos y acelera los procesos de toma de decisiones. Los equipos pueden centrarse en las tareas principales sin perder tiempo buscando documentos.
• Centralización de documentos : Todos los documentos del proyecto están disponibles en un solo lugar y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Esta centralización permite una mejor organización y una gestión más eficaz de los proyectos.
• Proteger los datos : Los documentos digitales están protegidos contra la pérdida y el acceso no autorizado gracias a los sistemas de seguridad avanzados. Esto garantiza la confidencialidad e integridad de la información.

Funcionalidades clave de un sistema de electroerosión para pymes de la construcción

Para satisfacer las necesidades específicas del sector de la construcción, una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) debe ofrecer funcionalidades clave que faciliten la gestión de documentos. Estas son las principales:

• Creación y adquisición de documentos : La digitalización de los documentos en papel, como los planos y las especificaciones, permite integrarlos en el sistema EDM. También se pueden agregar documentos digitales, lo que garantiza que toda la información esté centralizada.
• Indexación y clasificación : La organización lógica de los archivos gracias a un sistema de indexación y clasificación permite una búsqueda rápida y eficiente. Los documentos se pueden ordenar por proyecto, categoría o tipo de archivo, lo que facilita su localización.
• Almacenamiento seguro : Los documentos se guardan en bases de datos protegidas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información. Las medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado y los firewalls, protegen los datos del acceso no autorizado y los ciberataques.
• Administración de acceso y versiones : EDM permite controlar las autorizaciones de acceso a los documentos, garantizando que solo las personas autorizadas puedan consultar o modificar los archivos. El seguimiento de los cambios y la gestión de versiones garantizan que los usuarios trabajen siempre con los documentos más actuales.
• Archivando : El sistema EDM permite almacenar documentos de acuerdo con las normas legales de conservación. El archivo electrónico garantiza que los documentos estén accesibles incluso después de períodos prolongados, lo que facilita el cumplimiento de la normativa y las auditorías.

Los beneficios a largo plazo de una EDM para las pymes de la construcción

La adopción de una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) tiene importantes ventajas a largo plazo para las pymes de la construcción:

• Ahorra tiempo : La búsqueda y administración de documentos físicos es una tarea que lleva mucho tiempo. Con una EDM, el tiempo dedicado a estas actividades se reduce considerablemente, lo que permite a los equipos centrarse en las tareas con mayor valor añadido.
• Reducción de costos : Se eliminan los gastos asociados con la impresión, el almacenamiento físico y el archivo de documentos en papel. La electroerosión también reduce los costos asociados con los errores y las pérdidas de documentos.
• Optimización de la productividad : La automatización de la gestión de documentos mejora la eficiencia de los procesos internos. Se agilizan los flujos de trabajo, se acortan los tiempos de validación y se minimizan los errores humanos.
• Proteger los datos : Los documentos confidenciales están protegidos por sistemas de control de acceso y gestión de derechos. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o cambiar la información, lo que aumenta la seguridad y la privacidad.
• Cumplimiento normativo : La electroerosión facilita el cumplimiento de las normas legales para la conservación de documentos. El archivo electrónico garantiza que los documentos se mantengan en condiciones que cumplan con los requisitos reglamentarios, lo que simplifica las auditorías e inspecciones.
• Mejorar la colaboración : La centralización de los documentos y el acceso en línea permiten una mejor comunicación entre las distintas partes interesadas. Los equipos pueden compartir información en tiempo real, lo que mejora la toma de decisiones y la coordinación de los proyectos.

La electroerosión en el ciclo de vida de una obra

La integración de una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) transforma cada etapa del ciclo de vida de una obra de construcción, desde la preparación hasta el cierre. Así es como la EDM puede ser beneficiosa en cada fase:

• Antes del sitio de construcción : El acceso a documentos anteriores, como cotizaciones e informes de proyectos similares, permite evaluar estimaciones y costos precisos. Los datos históricos son esenciales para una planificación financiera rigurosa y para evitar sorpresas durante el proyecto.
• Durante el sitio de construcción :
  • Programación : La centralización de la información garantiza que todos los actores del proyecto tengan los mismos datos actualizados. Esto incluye los planes, las especificaciones técnicas y las órdenes de servicio, lo que garantiza una coordinación óptima.
  • Seguimiento : La administración de las versiones de los documentos, como los planes modificados y los informes de progreso, es más fácil. Las actualizaciones en tiempo real permiten adaptarse rápidamente a los cambios y minimizar los retrasos.
  • Administración de recursos : La supervisión del inventario y los materiales se optimiza gracias a la integración de datos en tiempo real. Esto permite gestionar los suministros de forma eficaz y reducir los costes asociados a los excedentes o la escasez de materiales.
• Después del sitio de construcción : Al final del proyecto, todos los documentos finales, como los informes, las garantías y los manuales de usuario, se archivan de forma segura. Este archivado facilita la fase posterior a la entrega, especialmente para las operaciones de mantenimiento y las auditorías de cumplimiento.

El GED en Graneet

La solución de gestión electrónica de documentos (EDM) integrada en Graneet ofrece una centralización completa de los documentos del sitio. Así es como Graneet facilita la gestión de documentos:

• Centralización de documentos : Todos los documentos relacionados con una obra pueden archivarse, consultarse y gestionarse en un solo espacio. ¡No más acertijos de archivos dispersos!
• Administración simplificada : Una vez que se carga un documento en Graneet, los usuarios pueden:
  • Reloj
  • Descargar
  • Cambiar nombre
  • Borrar
• Búsqueda eficaz : La búsqueda de documentos se realiza por el nombre del archivo, lo que permite encontrar rápidamente la información necesaria.
• Clasificación y filtrado : Los archivos se pueden ordenar y filtrar según las columnas disponibles, lo que facilita la organización y el acceso rápido a los documentos.
• Organización estructurada : Para una mejor organización, los usuarios pueden:
  • Crear subcarpetas y asignarles nombres
  • Cambiar el nombre de las subcarpetas
  • Eliminar subcarpetas

Esto permite estructurar los documentos de acuerdo con las necesidades específicas de cada sitio.

• Ventajas de la centralización :
  • Graneet ya permite generar documentos como facturas de venta, facturas de compra, órdenes de compra, cotizaciones y DGD.
  • Los usuarios también pueden cambiar todos los siguientes tipos de documentos en el lugar de trabajo, lo que elimina la necesidad de gestionar los documentos en papel.

Esta centralización promueve la colaboración, lo que reduce la necesidad de compartir documentos manualmente con las escuelas.

• Potential Savros : Para los usuarios de Graneet, no hay necesidad de soluciones de terceros para el almacenamiento de documentos. Esto le permite cancelar sus suscripciones y reducir los costos de mantenimiento adicionales.

En resumen, EDM en Graneet simplifica la gestión de documentos, promueve la colaboración y la gestión del dinero, al tiempo que ofrece una solución centralizada y segura para las empresas de construcción.

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